HomeFriend, filiale du Groupe Veolia Eau France accorde une grande importance à la protection des données personnelles. C’est la raison pour laquelle nous avons adopté les principes communs du Groupe Veolia Eau France ci-après regroupés au sein de la Politique de Confidentialité.
La présente politique a pour objet d’informer chacun de la manière dont nous utilisons et protégeons les données personnelles, ainsi que les raisons pour lesquelles nous traitons ces données.
1. Quelles données personnelles collectons-nous ?
Les données personnelles qui nous sont confiées, le sont :
● afin d’assurer les Services pour lesquels nous sommes missionnés : services d’eau potable, services d’assainissement collectif et non collectif, services d’eaux industriels, services de gestion des déchets et ordures ménagères, vente de prestations annexes, notamment assurances, service d’analyse des consommations, etc…
● mais également afin d’assurer le fonctionnement de l’entreprise : gestion des ressources humaines, politique qualité ...
Nous veillons à limiter les données personnelles que nous collectons au strict nécessaire pour nous permettre de respecter nos engagements contractuels et nos obligations réglementaires. Nous les traitons avec la plus grande attention et le plus grand respect.
Différentes catégories de données personnelles peuvent être collectées pour l’exécution des différents Services pour lesquels nous sommes missionnés et la bonne gestion de l’entreprise, notamment :
- Prénom et nom de famille ;
- Adresse de courrier électronique ;
- Genre ;
- Numéro de téléphone ;
- Adresse postale ;
- Date de naissance ;
- Eventuelles informations indiquant une particularité propre aux installations de nos clients et partenaires ;
- Informations de paiement ;
- Historique de facturation ;
- Historique de consommation d’eau potable sur les 3 dernière années ;
- Mode de paiement des factures ;
- Toute demande particulière que pourrait nous adresser une partie concernée (client, partenaire, personnel HomeFriend…) ;
- Toute donnée nécessaire pour répondre à toute autre obligation requise par la loi ;
- Toute autre information présentant un intérêt pour l’exécution des Services confiés ;
- Le cas échéant, toute demande d’une communication adaptée (personnes mal-voyantes, malentendantes).
2. Comment et pourquoi collectons-nous les données à caractère personnel ?
Nous collectons les données personnelles soit directement auprès de la personne concernée, soit elles nous sont transmises par l’entité (collectivité, entreprise…) qui nous a confié le(s) Service(s) ou tout autre entité requise pour la réalisation du service. Le traitement de vos données répond aux finalités suivantes :
- Gestion des dossiers client (souscription, gestion des réclamations, résiliation) ;
- Gestion des installations ;
- Gestion des interventions auprès des clients ;
- Informations des clients ;
- Prospection commerciale auprès des clients ;
- Gestion courante de l’entreprise (RH, qualité, obligations réglementaires …)
Nous ne collectons et ne conservons que les données à caractère personnel strictement nécessaire à la finalité du traitement.
3. Quelles sont les bases légales permettant l’utilisation des données à caractère personnel ?
Nous avons besoin de traiter ces données dans le cadre de nos obligations contractuelles ou réglementaires pour l’exécution des Services, la vente de prestations annexes, la prospection commerciale et la bonne gestion de l’entreprise. Nous pouvons également être amenés à utiliser les données à caractère personnel dans le cadre :
- De l'exécution des missions d'intérêt public qui peuvent nous être confiées ;
- Des obligations légales qui nous incombent ;
- Le cas échéant, de la sauvegarde des intérêts vitaux d’une personne physique ;
- Le cas échéant, de votre consentement ;
- Le cas échéant, de notre intérêt légitime visant à assurer les meilleurs Services possibles.
4. A quels destinataires les données personnelles que nous recueillons pourront-elles être divulguées ?
Afin d’accomplir les finalités précitées, nous pouvons être amenés à divulguer des données à caractère personnel uniquement aux :
- Organismes sociaux ;
- Entités du groupe Veolia ;
- Aux entités qui nous ont missionnées ;
- Prestataires de services et sous-traitants réalisant des prestations pour notre compte ;
- Autorités judiciaires ou agences d’état organisme public sur demande et dans la limite de ce qui est permis par la réglementation ;
- Certaines professions réglementées telles que avocats, notaires, commissaires aux comptes ;
- Destinataires indiqués formellement par les Collectivités organisatrices des Services ou toutes autres personnes qui nous ont missionnées.
En aucun cas nous ne transmettons des données à caractère personnel à des tiers à des fins commerciales, sans l’autorisation de la personne concernée.
5. Comment et où stockons-nous les données personnelles ?
Les données personnelles que nous conservons sont stockées soit en France, soit sur le territoire de l’Union Européenne. Elles peuvent également être traitées dans un pays tiers présentant un niveau de protection adéquat, selon les conditions fixées par la Commission Européenne, et gérées par un prestataire présentant les garanties appropriées. Notre objectif est de conserver les données personnelles de la manière la plus sûre et la plus sécurisée, et de ne les conserver que pendant la durée nécessaire. Nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles utiles pour empêcher, dans toute la mesure du possible, toute violation des données personnelles.
6. Pendant combien de temps conservons-nous les données à caractère personnel ?
Nous conservons les données personnelles pour la durée nécessaire au respect des dispositions légales, contractuelles et réglementaires applicables en tenant compte des contraintes opérationnelles telles qu’une bonne tenue de compte, une bonne gestion des ressources humaines, une gestion efficace de la relation clientèle et de l’activité commerciale et des éventuels recours.
La majorité des informations (dossier client) est conservée pendant la durée de la relation contractuelle et pendant 5 ans après son terme.
Les documents comptables sont conservés pendant 10 ans après leur émission.
Les échanges téléphoniques sont conservés pour raison technique jusqu’à la fin de la journée et, sauf opposition de la part de la personne concernée, 15 jours sur initiative du conseiller clientèle. Les échanges téléphoniques sont conservés 36 mois si le client opte pour un prélèvement par mandat SEPA.
Ils sont conservés 5 ans en cas de souscription à un service d’assurance.
7. Les droits dont vous jouissez sur vos données à caractère personnel
Les personnes concernées disposent des droits suivants au regard des données à caractère personnel que nous détenons :
● Droit d’accès
Sur demande de la personne concernée, nous lui indiquerons si nous traitons ses données à caractère personnel et, au besoin, lui remettrons une copie desdites données. Au-delà de la première copie, toute demande de copies supplémentaires pourra entraîner la facturation de frais raisonnables.
● Droit de rectification
Dans le cas où les données à caractère personnel que nous détenons seraient inexactes ou incomplètes, la personne concernée a le droit d'en demander la rectification.
● Droit à l’effacement
La personne concernée peut demander de supprimer ou retirer ses données à caractère personnel dans certains cas, par exemple lorsque nous n’en avons plus besoin ou en cas de retrait du consentement.
● Droit à la limitation du traitement
La personne concernée peut nous demander de « bloquer », voire limiter le traitement de ses données à caractère personnel dans certains cas, par exemple lorsque l’exactitude desdites données à caractère personnel est contestée ou que la personne concernée fait part de son opposition.
● Droit à la portabilité des données
La personne concernée a le droit, dans certains cas prévus par la réglementation applicable d’obtenir les données à caractère personnel (dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par machine) et de les réutiliser ailleurs ou de nous demander de les transférer à un tiers de son choix.
● Droit d’opposition
La personne concernée peut s’opposer à certains types de traitement de données à caractère personnel, par exemple le traitement des données à des fins de prospection. Si vous exercez ce droit nous y mettrons fin ou vous justifierons notre incapacité à le faire
● Droit de retrait du consentement
Si des données à caractère personnel sont traitées sur la base du consentement de la personne concernée, celle-ci peut retirer ce consentement à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant le retrait.
● Droit de définir des directives relatives au sort de vos données à caractère personnel après votre décès
La personne concernée peut définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données à caractère personnel après son décès.
8. Modalités d’exercice des droits et contacts
Les droits listés ci-dessus peuvent être exercés sur simple demande en précisant l’objet de la demande, le nom prénom du demandeur et en joignant une copie recto uniquement d’une pièce d’identité (qui sera détruite après vérification).
Cette demande doit être adressée par courrier à l’adresse suivante :
HomeFriend
Data Protection Offficer
12 rue Louis Courtois de Viçose - Bâtiment 5 - 31100 Toulouse
Ou par courriel à l’une des adresses suivantes :
Une réponse sera apportée dans un délai d’un mois. En cas de demande complexe ou d’un nombre élevé de demandes à traiter nous pourrons être amenés à vous informer que le délai sera prolongé de deux mois.
Conformément à la réglementation applicable toute personne concernée est en droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.
9. De quelle manière pouvez-vous prendre connaissance des modifications apportées à notre politique de confidentialité des données à caractère personnel
Nous pouvons apporter des modifications périodiques à la présente Politique de Confidentialité notamment afin de respecter les changements de la législation et réglementation en vigueur.
Afin que vous ayez toujours connaissance de la façon dont nous utilisons les données à caractère personnel, notre Politique de confidentialité est accessible sur notre site web.